Administracja publiczna - niepowodzenia cz. I

Po lekturze artykułu zamieszczonego 13 października 2009 w ComputerWorld "Informatyzacja na tróję" zacząłem się zastanawiać nad faktycznymi przyczynami niepowodzeń wdrażania projektów informatycznych w Administracji Publicznej. Sam biorę udział w projektach dla instytucji państwowych i zauważam, że słowo informatyzacja jest różnie postrzegane i ma kilka różnych znaczeń.

Tylko co tak naprawdę rozumiemy poprzez informatyzację ?

Czy jest to zakup tylko i wyłącznie sprzętu teleinformatycznego czy też wdrożenie oprogramowania wspierającego procesy biznesowe realizowane w danych jednostkach ?

Odpowiedź na to pytanie wydaje się być odpowiedzią dlaczego tak kiepsko nam idzie. Podczas swojej pracy spotykam się z niezliczoną ilością przetargów, gdzie najważniejszym dokumentem jest Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (czyli SIWZ). To co jest tam napisane jest święte i wszyscy Wykonawcy muszą się do tego zastosować. Czyli dosłownie na tej podstawie opracować harmonogram i szacunkową wycenę swoich prac. Do SIWZ oczywiście można zadawać pytania zaczepne, ale z odpowiedzi najczęściej nic nie wynika. Dlaczego ?
Moim zdaniem dlatego, że:

• W większości przypadków celem nie jest system informatyczny, tylko sama infrastruktura sprzętowa, ale przecież nie można ogłosić przetargu na wymianę serwerów lub oprogramowania systemowego, bo Zamawiający zaraz zostanie posądzony o niegospodarność i rozrzutność (po co im tyle sprzętu ?). Więc dopisuje się wymagania na system informatyczny. Nie ważne, że nie są spójne, ważne że są.
• W pozostałych przypadkach Zamawiający nie przygotowuje się odpowiednio do wdrożenia jakiegokolwiek rozwiązania w swojej organizacji.
• Jedyne do czego się dąży to stosowanie PRINCE2 lub ITIL - jakby to było panaceum na cale zło.
  

Rezultatem jest chaotycznie postępowanie, krótkie czasy realizacji oraz ciągle zmieniające się oczekiwania Zamawiającego wobec Wykonawcy.

Dlaczego nie można postępować w trochę inny, bardziej przemyślany sposób. Owszem, wymaga on więcej czasu, ale przynajmniej będzie skutkować zakupem i wdrożeniem rozwiązania najbardziej optymalnego dla danej organizacji, stabilnego i przemyślanego. Gdyby Zamawiający, zanim zacznie się starać o fundusze na zakup rozwiązania, zastanowił się nie nad tym czy jakikolwiek system informatyczny jest mu potrzebny, tylko co i w jaki sposób mógłby zmienić w swojej organizacji pracy, by procesy były realizowane sprawniej.

Jedną z przyczyn niepowodzenia informatyzacji jest kompletny brak dostosowania się pracowników do nowych warunków pracy. Zamawiający zwykle oczekuje, że system informatyczny zostanie dostosowany do jego obecnej organizacji pracy. I co uzyskuje ? Że zamiast przerzucać papiery przez 8 godzin dziennie, urzędnik będzie klikał po systemie przez 8 godzin, realizując taką samą ilość zadań. Czyli zamiast być sprawniej, będzie dalej tak samo, a w większości przypadków nawet wolniej.

A gdyby tak Zamawiający najpierw zastanowił się nie nad tym czy jakakolwiek informatyzacja jest mu potrzebna, tylko co i w jaki sposób mógłby zmienić w swojej organizacji pracy, by procesy były realizowane sprawniej, by procedury nie blokowały i nie opóźniały jego bieżącej działalności. Po takiej analizie biznesowej pojawiłyby się pomysły na zmianę procedur pracy, a więc również definicji procesów biznesowych (w niektórych przypadkach te definicji pojawiłyby się po raz pierwszy). Dopiero potem zespół złożony ze specjalistów technologicznych mógłby się zastanowić jakie rozwiązania teleinformatyczne są potrzebne by spełnić wymagania biznesu. Czasami wystarczyłby zwykły Excel. A czasami skomplikowane rozwiązanie informatyczne wymagające miesięcy pracy programistów. Czegoś jednak w tym podejściu brakuje. Czego ? Mianowicie dopasowania nowej wizji działania do realiów pracy codziennej. Co z tego, że wymyślimy nowe definicje procesów biznesowych, dopasujemy rozwiązania informatyczne, skoro nie przekonamy lub nie damy radę przeszkolić Głównego Użytkownika do korzystania z nich. To jest jeden z głównych powodów niepowodzeń, który praktycznie nigdy nie jest brany pod uwagę przy analizie problemów (szczególnie przez prasę, która zwykle zwala winę na Wykonawcę). Warto więc zadać sobie trud i porozmawiać z pracownikami o nowej wizji, nowych możliwościach, szkoleniach, zagrożeniach. Bo może się okazać, że aby móc przyśpieszyć, by móc sprawniej działać należy wymienić przede wszystkim ….. załogę. A przynajmniej ją przeorganizować w taki sposób, by osoby ze zdolnością korzystania z aplikacji informatycznych były na pierwszej linii frontu, natomiast te które sobie nie radzą z komputerem, lecz mają wiedzę merytoryczną z biznesu służyły im radą i pomocą.


Mam nadzieję, że uda mi się zainteresować osoby na co dzień zajmujące się projektami informatycznymi po stronie Zamawiającego i Wykonawcy do rozpoczęcia dyskusji na temat zmian jakie pozwoliłyby rozpocząć bardziej świadomą informatyzację naszego państwa. A może ja się mylę ?