niedziela, 29 listopada 2009

Administracja Publiczna – niepowodzenia cz. III (Komunikacja wewnętrzna)

Zła komunikacja wewnętrzna (zbyt zbiurokratyzowana) w jednostkach Administracji Publicznej jako pochodna nieprzygotowania się Zamawiającego do przeprowadzenia projektu, jest kolejnym powodem dlaczego duża część projektów kończy się niepowodzeniem lub opóźnieniem. Projekt wdrożeniowy można porównać do jednorazowego procesu biznesowego, które celem jest zoptymalizowanie działania organizacji w pewnych określonych obszarach. Kierownik Projektu po stronie Zamawiającego zostaje wtedy właścicielem takiego procesu tzn. sprawuje nad nim nadzór i przejmuje odpowiedzialność za niego. Niestety, ktoś inny najczęściej definiuje mu cel, klientów i produkty tego procesu. Co gorsza jego pozycja w organizacji stawia go gdzieś na poziomie menedżera funkcjonalnego tzn. jest odpowiedzialny za określoną swoją grupę zasobów ludzkich, które w projekcie należy wykorzystać, lecz nie ma wpływu decyzyjnego na pozostałe jednostki. I nie ma tutaj znaczenia, że w Komitecie Sterującym zasiada grupa ludzi reprezentująca pełne spectrum interesów dostawcy, czyli z jednostek które mu są potrzebne. Bo żaden Kierownik Projektu nie będzie przecież w nieskończoność angażował KS.

Stara się więc sam zdobywać odpowiednie zasoby nie pochodzące z jego jednostki. Ma szczęście, jeżeli osoba zarządzająca inną jednostką oddeleguje pod jego kontrolę odpowiednie osoby, ale przecież w Administracji Publicznej oznaczałoby to pozbycie się władzy nad tymi ludźmi, dlatego rzadko kiedy tak się dzieje. Z reguły wprowadza się wewnętrzną komunikację na poziomie kierowniczym w formie pisemnej – a to już podlega pod wewnętrzną procedurę akceptacji wydanych decyzji, co z reguły trwa i trwa. Skutkiem jest oczekiwanie Wykonawcy na podjęcie prostej decyzji, którą jednak samodzielnie Kierownik Projektu nie może (nie ma prawa) podjąć. I wszyscy czekają, aż ktoś inny podejmie decyzję. Nierzadko się zdarza, że osoba ta nic nie wie o prowadzonym w organizacji projekcie i nie dość, że wymaga nagle dodatkowych informacji to jeszcze musi się potem z nimi zapoznać.

A wystarczyłoby zanim się rozpocznie procedurę przetargową spotkać się, przedyskutować cele biznesowe projektu, podzielić odpowiedzialności, zaplanować przekazanie kompetentnych zasobów ludzkich pod nadzór Kierownika Projektu, ocenić ryzyko i zidentyfikować obostrzenia jakie występują w organizacji. Czym to skutkuje ? Przekazaniem Wykonawcy odpowiednio wcześniej, bez żądania z jego strony, wszystkich niezbędnych dokumentów związanych z procedurami wewnętrznymi, wymaganiami bezpieczeństwa czy standardami, które mogą mieć wpływ na późniejsze opóźnienia – będące opóźnieniami po stronie Zamawiającego, lecz lekką ręką przerzucane na Wykonawcę.

Celowo użyłem porównania do procesów biznesowych, bo ostatnio w Administracji Publicznej zapanowała moda na budowanie systemów / aplikacji tylko i wyłącznie w oparciu o podejście procesowe. Często jest to przerost formy nad treścią … ale o tym następnym razem.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz